Eine Kontaktgruppe ist eine Zusammenfassung von Kontakten. Diese Kontaktgruppen können beispielsweise Kunden, Partner, Interessenten oder auch Mitarbeiter oder Bewerber sein. Sie können beliebig viele Kontaktgruppen im 1Tool verwalten und pflegen. Ein Kontakt im 1Tool kann einer oder mehreren Kontaktgruppen zugeordnet werden.
Eine neue Kontaktgruppe können Sie unter Administration – Kontakte – Kontaktgruppen erstellen.
Um eine neue Kontaktgruppe anzulegen, müssen Sie zunächst den Namen Ihrer Gruppe definieren und festlegen, ob diese einer Übergruppe zugeordnet werden soll. Darüber hinaus können Sie die Kontaktgruppe näher beschreiben sowie die Zugriffsrechte aller Benutzer für diese Gruppe verwalten.
Unter “Kontakttyp” können Sie beispielsweise festlegen, ob es sich bei der Kontaktgruppe um eine Firma, Abteilung oder einen Kontakt handelt. Je nachdem, können Sie bei Anlage eines neuen Kontaktes zu dieser Gruppe nur jene Informationen eintragen, die für diesen Kontakttyp definiert wurden (so brauchen Sie bei einer Firma keine personenbezogenen Daten wie Nachname, Geburtsdatum etc.). Wie Sie einen Kontakttyp erstellen erfahren Sie hier. Speichern Sie anschließend Ihre Einstellungen.
Unter der Ansicht einer neuen Kontaktgruppe, erscheinen alle bisher erstellten Gruppen. Sind Kontakte in mehreren Kontaktgruppen vorhanden, so verbleiben die Kontakte weiterhin in den anderen Kontaktgruppen, wenn nur die Kontaktgruppe gelöscht wird. (Lösche nur Kontaktgruppe)
Wird die Kontaktgruppe mit den Kontakten gelöscht, so werden die Kontakte auch aus den anderen Kontaktgruppen entfernt. (Lösche auch Kontakte)
