Das 1Tool Seminarverwaltungsmodul bietet Ihnen die Möglichkeit, Seminare und Veranstaltungen einfach und unkompliziert im 1Tool verwalten und auf Ihrer Website für Interessenten anbieten zu können. Um das Beste aus 1Tool-Tool herauszuholen, haben wir Ihnen einen Leitfaden zur Nutzung der Seminarverwaltung zusammengestellt.
1.) Anlegen Ihres Kursangebotes
Grundsätzlich wird im 1Tool zwischen Seminaren/Kursen und Veranstaltungen unterschieden. Ein Seminar bzw. ein Kurs kann mehrere Veranstaltungen beinhalten. Während ein Seminar beispielsweise eine Woche andauern kann, z. B. das Seminar „Marketing Workshop“, stellen Veranstaltungen einzelne Termine, wie „Social-Media Lehrgang“, „Guerilla Marketing Lehrgang“ etc., dar.
In unserem Manual finden Sie eine genaue Anleitung zur Erstellung Ihrer Seminare sowie Ihrer Veranstaltungen.
Über eine Schnittstelle zwischen 1Tool und Ihrer Website ersparen Sie sich eine doppelte Dateneingabe, denn alle zum Seminar hinterlegten Stammdaten (Seminarname, Kursinhalte und -ziele) werden automatisch beim Speichern in das Front-end Ihrer Website übernommen.
2.) Darstellung der Kurse auf Ihrer Website
Das Seminarmodul ist ganzheitlich in die Website integrierbar und kann daher individuell an das Unternehmensdesign angepasst werden. So ist die Seminarverwaltung über 1Tool für Website-Besucher nicht ersichtlich. Darüber hinaus definieren Sie im 1Tool für jeden einzelnen Kurstermin die Minimum- und Maximumanzahl an Kursteilnehmern. Mit der Anzeige eines Ampelsystems auf der Website ist für Interessenten damit auf einen Blick ersichtlich, ob die Kurse bereits vollständig ausgebucht oder noch freie Plätze verfügbar sind. Auch das Registrieren für einen Platz auf der Warteliste ist hierbei möglich.
3.) Anmeldung zu Seminaren
Die Anmeldung zu den Kursen erfolgt online über die Website, eingetragene Kontaktdaten werden damit ebenfalls automatisch in 1Tool übernommen. Das Unternehmen, wie auch der Kursteilnehmer erhalten nach Abschluss der Anmeldung eine Bestätigungsemail. Ist beispielsweise eine Mindestanzahl an 15 Teilnehmern für ein Seminar erforderlich und die bisherige Teilnehmerzahl beträgt 7, so wird auch hier automatisch eine E-Mail mit der Info, dass die Kontaktdaten für den Fall des Stattfindens des Kurses in Evidenz gehalten werden, ausgesandt.
4.) Gestaltung von E-Mail-Vorlagen und Seminar-Dokumenten
Alle E-Mails, die an Ihre Teilnehmer verschickt werden, sind im 1Tool einstellbar und lassen sich über E-Mail-Vorlagen auf einfachste Weise verwalten. Via Platzhalter ist eine Personalisierung der E-Mails möglich, sodass Sie die Kontaktdaten des Teilnehmers nicht immer wieder aufs Neue manuell in die E-Mail eintippen müssen. Dies gilt auch für Dokumentvorlagen. Egal ob Teilnehmerlisten, Kursbestätigungen oder Tischkärtchen, mit 1Tool können Sie per Knopfdruck Ihre Dokumentvorlagen mit den gewünschten Daten erstellen und diese vor Ort ausdrucken. Auch ein Export als Excel-Datei ist hier möglich, sodass Ihre Teilnehmerliste als Excel-Datei ausgedruckt und als Unterschriftenliste fungieren kann.
Zusätzlich haben Sie mit 1Tool die Möglichkeit, ein eigenes Seminarhandbuch zu erstellen, in dem ebenfalls die Seminare sowie die einzelnen Kurse dazu angeführt werden. Sobald ein neues Seminar im 1Tool hinzugefügt wird, wird dieses auch in das PDF-Dokument übernommen. Darüber hinaus ist auch das Inhaltsverzeichnis des Handbuchs dynamisch gestaltet – klicken Sie auf die Seite im Verzeichnis, wird automatisch zu diesem Part gescrollt. Sie profitieren hier allerdings nicht nur von einem stets aktuell gehaltenen PDF-Dokument, sondern ermöglichen Interessenten auch eine direkte Anmeldung aus dem Handbuch. Hierbei ist definierbar, ob sich jede Person einzeln anmelden muss oder ob auch eine Mehrfach-Anmeldung, also das Registrieren mehrerer Kontakte, möglich ist. Möchten Sie Kunden speziell zu deren Kurs wichtige Infos zukommen lassen, können auch von einzelnen Terminen PDF-Dokumente generiert werden.
5.) Seminarübersicht im Auge behalten
Mit der Seminarübersicht im 1Tool können Sie all Ihre angebotenen Kurse, deren Start- und Enddatum wie auch die Anzahl der Teilnehmer und der Personen auf der Warteliste, auf einen Blick überprüfen. Darüber hinaus kennzeichnet ein eigenes „Auge-Symbol“ wie viele Einzel-Veranstaltungen das jeweilige Seminar umfasst. Direkt von der Übersicht aus, können Sie Ihre Seminare bearbeiten, löschen, kopieren etc.
6.) Teilnehmer und Warteliste verwalten
Jede Veranstaltung verfügt im 1Tool über eine eigene Teilnehmer-, Warte- und Stornoliste. Kontakte können manuell zu einer dieser Listen hinzugefügt oder von einer Liste in eine andere verschoben werden. Darüber hinaus stehen Ihnen unterschiedliche Buttons für Ihre Kontakte zur Verfügung, mit denen Sie per Knopfdruck Teilnehmerlisten, Zertifikate, Rechnungen oder Aufträge erstellen, E-Mails versenden oder die Kontakte in eine Excel-Liste exportieren können.
Bieten Sie ein Seminar insbesondere für Ihre Mitarbeiter an, können Sie mit 1Tool bestimmen, dass diese direkt auf die Teilnehmerliste und externe Personen auf die Warteliste gesetzt werden. Sind genug Plätze frei, rücken externe Personen von der Warteliste nach.
7.) Rechnungen und Stornierungen verwalten
Ein weiterer Vorteil des Seminarverwaltungsmoduls ist auch die automatische Rechnungslegung und, im Falle einer Stornierung, die Gutschriftenerstellung. Melden sich Interessenten online für einen Kurs an, werden Rechnungen automatisch generiert. Gibt es eine Mindestanzahl an Teilnehmern, werden die Rechnungen erst dann ausgeschickt, sobald diese erreicht ist. Des Weiteren sind im 1Tool pro Seminar eigene Regeln definierbar, beispielsweise für das Stornieren eines Kurses. So hinterlegen Sie im 1Tool, dass bis 10 Tage vor Kursbeginn der Kurs kostenlos und bis 9 Tage zu 50 % storniert werden kann. Storniert ein Kunde ein Seminar nun online über Ihre Website, wird diesem je nach Tag, automatisch eine Gutschrift über den Gesamtbetrag oder 50 % des Wertes ausgestellt. Gleichzeitig wird auch eine Rechnung über die restliche, zu bezahlende Summe (50 %) im 1Tool erzeugt und versandt. Über die Verknüpfung mit dem Rechnungsmodul haben Sie außerdem in den Rechnungsberichten stets Einsicht in die Umsätze, die Ihre Seminare einbringen.
8.) Erinnerungsemails versenden
Das Seminarmodul zeichnet sich außerdem durch die Verknüpfung mit dem Newsletter- und SMS-Modul im 1Tool aus. So können Sie Ihre Kursteilnehmer an das Stattfinden des Kurses auf einfachste Weise erinnern. Auch das Aussenden von Informationen über weitere Seminare, beispielsweise Folgekurse, ist mithilfe von eigenen Filtern möglich, sodass nur jene ausgewählte Kontakte einen Newsletter oder eine SMS erhalten, die bereits an einem bestimmten Seminar teilgenommen oder sich dafür angemeldet haben.