Um unsere 1Tool-Geschäftssoftware weiterhin bestmöglich für die Verwaltung Ihres Unternehmens einsetzen zu können, haben wir einige neue Funktionen für Sie entwickelt. Die neue Version 3.2.18 ging mit Anfang Oktober 2015 online. Gerne geben wir Ihnen nun einen umfangreichen Einblick in die aktuellsten Features der Software und deren Vorteile.
Rechnungen
Bei der Rechnungserstellung haben Sie mit der neuen 1Tool Version 3.2.18 die Möglichkeit, rabatt- und nicht rabattfähige Produkte zu definieren. Sobald Sie also mehrere Produkte verrechnen, wird der jeweilige Rabatt nur von den rabattfähigen Produkten abgezogen. Die Einstellung hierfür treffen Sie beim Produkt, unter Stammdaten – Produkte, selbst, indem Sie die Checkbox „Rabatte erlaubt“ aktivieren.
Des Weiteren können Sie über die Checkbox „Rabatt ausweisen“ bestimmen, ob im PDF-Rechnungsdokument der jeweilige Rabatt extra in einer untenstehenden Zeile angeführt wird.
Auch das Versenden steuerfreier Rechnungen ist nun mit der neuen Version 3.2.18 möglich. Hierbei können Sie bei den einzelnen Kontakten mittels Checkbox definieren, ob dieser eine steuerfreie Rechnung erhält oder nicht. Ist die Checkbox aktiviert, wird dies bei der Rechnungserstellung automatisch berücksichtigt, indem die Umsatzsteuer auf 0 % gesetzt wird. Außerdem wird via Platzhalter ein Text, der auf die steuerfreie Rechnung hinweist, eingefügt.
Darüber hinaus wurden weitere zahlreiche Platzhalter für die Rechnungserstellung entwickelt, sodass Sie nun wählen können, ob die lange, kurze oder erweiterte Produktbeschreibung in die Rechnung eingebettet wird.
Auch der Hintergrund für die Rechnungen im PDF-Format lässt sich nun individuell bestimmen, indem Sie Ihren gewünschten Hintergrund direkt beim Rechnungskreis/Auftragskreis uploaden und anschließend wählen, ob dieser Hintergrund auch beim Herunterladen sowie beim Mailversand angezeigt werden soll.
Produkte
Wählt man bei der Preisangabe eines Produktes die Häufigkeit „monatlich“, so wird der Gesamtpreis nicht für ein ganzes Jahr berechnet, sondern nach dem angegebenen Zeitraum. Dies bedeutet, man kann genau definieren, wie viele Monate berechnet werden sollen.
Bewerberverwaltung
Für die optimale Verwaltung Ihrer Bewerber bietet die neue 1Tool Version die Darstellung der Bewerber mittels Long- und Shortlist. Während in der Longlist alle Bewerber aufgezeigt werden, enthält die Shortlist auch bewerberrelevante Kriterien. So werden in der Shortlist spaltenweise Ihre Bewerber und zeilenweise die Bewertungen dieser hinsichtlich diverser Kriterien angeführt. Darüber hinaus haben Sie auch die Möglichkeit, diese Listen als Excel-Datei zu exportieren.
Durch den neu eingefügten Button können Sie außerdem mit nur einem Klick einen Bewerber zu Ihrer Bewerberverwaltung hinzufügen.
Des Weiteren kann nun auch ein Erstelldatum bei jedem Bewerber angelegt werden, sodass Sie mit der Sortierung nach Datum aktuelle Bewerber auf einen Blick erkennen. Bewerber, die außerdem den Status „vermittelt“ umfassen, werden automatisch als „nicht verfügbar“ und „gelb“ markiert.
Zeiterfassung
Einige Neuerungen wurden auch für die Zeiterfassung durchgeführt. Zum einen ist es Ihnen nun mittels Druck-Button möglich, Ihren Zeiterfassungsbericht mit einem Klick auszudrucken. Des Weiteren wurde auch die Ansicht für den Zeiterfassungsadmin überarbeitet und weist nun eine neue, übersichtlichere Darstellung auf. Mit der neuen 1Tool Version werden nun neben dem jeweiligen Projekt und der Aufgabe auch die Tätigkeiten in den täglichen Zeiterfassungsemails angeführt.
Ein besonderes Feature für die Zeiterfassung stellt außerdem die Checkbox „Füge als Kommentar hinzu“ dar. Ist diese aktiviert, wird Ihr Kommentar automatisch beim jeweiligen Projekt sowie bei der entsprechenden Aufgabe gespeichert. Hierbei können Sie unter Ihren persönlichen Benutzereinstellungen auch definieren, ob diese Checkbox immer aktiviert sein soll oder nicht.
Live-Chat
Damit wir wichtige Anfragen und Support-Anliegen unserer Kunden noch schneller bearbeiten können, haben wir auf unserer Körbler-Website, wie auch im 1Tool einen Live-Chat erstellt. Tippen Sie Ihre Nachricht in das Chatfenster und unsere Support-Mitarbeiter kümmern sich sofort um die Beantwortung Ihrer Fragen.
Kalender
Für Ihre Kalenderevents können Sie mithilfe der neuen Version 1Tool-Software die Rollenverteilung Ihrer Teilnehmer bestimmen.
Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, Teilnahmebeschränkungen für Events zu definieren. So können Sie beispielsweise festlegen, dass Teilnehmer Ihr Event max. 3 Mal in der Woche besuchen dürfen, auch wenn dieses 5 Mal stattfindet. Wenn gewünscht, ist es natürlich auch möglich eine E-Mail-Benachrichtigung zu erhalten, sobald diese Teilnahmegrenze erreicht wurde.
Warehousing
Um den logistischen Ablauf Ihres Handelsbetriebes zu vereinfachen, erlaubt die neue Version 3.2.18 die Definition mehrerer Lager. Darüber hinaus können Sie auch Zukäufe optimal verwalten, indem Sie für jede Lieferung konkrete Informationen, wie die jeweilige Filiale, das entsprechende Lager, das konkrete Produkt sowie die Produktmenge, auswählen.
Kontakte
Auch die Ansicht für Kontaktgruppen wurde überarbeitet, sodass auf einen Blick der jeweilige Kontakttyp ersichtlich ist. Darüber hinaus wird bei einem Kontakt der „Letzte Kontaktzeitpunkt“ automatisch neu gesetzt, sobald ein Kommentar zu diesem hinzugefügt wurde.
Favoriten-Kontakte
Eine weitere Neuigkeit stellt die Funktion „Meine Favoriten“ dar. Bei jedem Kontakt haben Sie von nun an die Möglichkeit, über das „Stern“-Symbol Ihre Top-Kontakte zu definieren, die anschließend unter Kontakte – Meine Favoriten übersichtlich abgebildet werden.
Dies erleichtert die Kommunikation und den regelmäßigen Kontakt mit wichtigen Kunden oder Partnern wesentlich, und auch Verkaufschancen und Umsatzhöhe eines jeden Favoriten werden strukturiert aufgelistet. So wissen Sie auf einen Blick, mit welchen Kunden und Partnern Sie konsequent in Kontakt stehen müssen, um die Geschäftsbeziehung zu pflegen und aufrecht zu erhalten.
Auftragsverwaltung
Die Auftragsverwaltung wurde mit der neuen 1Tool Version 3.2.18 ebenfalls optimiert. Sie können daher eigene Felder für die Erstellung von Aufträgen definieren und diese als Vorlage für Ihre Rechnungs- und Angebotsdokumente verwenden.
Solche Felder können sich beispielsweise auf das Lieferdatum, den Leistungszeitraum oder auf ähnliche wichtige Unternehmensdaten beziehen. Unter Stammdaten – Vertrieb – Aufträge haben Sie die Möglichkeit, individuelle Felder für Ihre Aufträge anzulegen, die optimal auf Ihr Unternehmen und Ihre Branche abgestimmt sind.
Dies verhilft zu einer wesentlich schnelleren Rechnungs- und Angebotslegung und einer effizienteren Auftragsverwaltung.
Verkaufschancen
Wird eine Verkaufschance auf „Gewonnen“ gesetzt, so wird mit der neuen Version des 1Tools der Kundenstatus automatisch geändert, indem der Kontakt einer gewünschten Kontaktgruppe (z.B.: Kontaktgruppe Kunden oder Kontaktgruppe Neukunden usw.) zugeordnet wird. Ist der Kontakt bereits in einer anderen Gruppe vorhanden (z.B.: Gruppe Potentielle Kunden), kann definiert werden, ob der Kontakt aus dieser Gruppe dann automatisch entfernt wird, sobald die Verkaufschance gewonnen wurde.
Des Weiteren wird eine Verkaufschance auf „Gewonnen“ gesetzt, wenn ein neues Projekt aus der Verkaufschance mittels „Stern-Button“ erstellt wird.
E-Mail-Nachrichten-Vorlage
Die neue 1Tool Version 3.2.18 ermöglicht das Anlegen diverser E-Mail-Vorlagen, wie zum Beispiel Geburtstagsemails, Mahnungsemails etc.
Diese Vorlagen lassen sich unter Stammdaten – Kontakte – Mail-Vorlagen einrichten, indem Sie den Namen, Betreff sowie den E-Mail-Text inklusive Platzhalter festlegen.
Wenn Sie anschließend einen Kontakt aufrufen, können Sie mittels „Brief-Symbol“ die gewünschte E-Mail-Vorlage auswählen und Ihre individuelle und persönliche Nachricht mit einem Knopfdruck an Ihre Kunden und Partner verschicken.