Nur weil man etwas “immer so gemacht hat” muss das nicht heißen, dass das gut so ist. Der Beginn eines neuen Jahres wäre doch eine gute Gelegenheit, alte Gepflogenheiten mal zu überdenken: das Versenden von Rechnungen per Post zum Beispiel.
In diesem Posting lesen Sie 7 Gründe, warum es Sinn macht, beim Rechnungsversand künftig auf E-Mail statt Post zu setzen.
#1) Materialkosten sparen: Wenn Sie Rechnungen elektronisch versenden (beispielsweise mit 1Tool), kann das um bis zu 100 mal günstiger sein als per Post. Immerhin sparen Sie Druckkosten, Briefpapier, Kuverts und Portogebühr.
#2) Personalaufwand reduzieren: Das Klicken auf den SENDEN-Knopf geht deutlich schneller von statten als das Drucken, Falten, ins Kuvert stecken, Marke draufkleben und ins Postausgangsfach legen (bzw. zum Postamt bringen).
#3) Nachhaltigkeit: Ein E-Mail zu versenden ist umweltfreundlicher, als einen Brief per LKW von A nach B zu transportieren. Außerdem benötigen Sie beim E-Mail-Versand keine Briefkuverts und dadurch weniger Papier.
#4) Vorteile für die Kunden: Die Rechnungen sind übersichtlich geordnet am PC verfügbar und können gesammelt bearbeitet und bei Bedarf ausgedruckt werden.
#5) Bestätigung für den Empfang: Beim Rechnungsversand via 1Tool können Sie sicher sein, dass die Fakturen beim Empfänger ankommen. Immerhin erhalten Sie eine Fehlermeldung, falls das Verschicken nicht funktioniert hat. Außerdem bekommen Sie die versandten Rechnungen als CC-Kopie zugeschickt.
#6) Einheitliche Skontofrist: Ihr Kunde rechnet die Skontofrist ab Rechnungseingangsdatum, Sie ab Versanddatum. Wenn Sie Ihre Rechnungen per Post versenden, sind Versand- und Eingangsdatum naturgemäß nicht dasselbe. Anders beim elektronischen Versand: Versanddatum = Eingangsdatum. Der Tag, an dem die Skontofrist zu laufen beginnt, ist also in Ihrer Buchhaltung derselbe als in der Buchhaltung Ihres Kunden.
#7) Kürzere Zahlungsfrist: Da der Postweg wegfällt und die Zahlungsfrist bei Ihrem Kunden am selben Tag zu laufen beginnt als bei Ihnen (Versanddatum = Eingangsdatum, siehe oben), verkürzt sich die Zahlungsfrist (Postweg fällt weg).
Na, haben wir Sie überzeugt? Falls Sie noch Fragen zum Rechnungsversand via E-Mail im 1Tool haben, helfen wir Ihnen natürlich gerne weiter. Kontaktieren Sie uns!